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Comment gagner en productivité grâce à une meilleure gestion de projet ?

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La gestion de projet semble être le modèle qui s’impose pour optimiser l’ensemble du pilotage de l’activité d’une société. Faisant partie avant tout du panel de missions prises en charge par un manager, la pratique est toutefois hybride, car elle emprunte des tâches et des systèmes d’organisation à différents corps de métier. Un phénomène amplifié par la digitalisation de ce processus illustré par la création et la commercialisation d’outils, sous la forme de logiciels (ou progiciels) qui permettent de piloter les projets d’une organisation, tout en optimisant l’efficacité de plusieurs corps de métiers au sein de la boîte.

Gestion de projet : l’explosion des solutions digitales

Pour optimiser la gestion de projet au sein d’une société, les développeurs n’ont pas tardé à concevoir des solutions informatiques capables d’intégrer tous les éléments qui la composent afin d’en améliorer les performances. Une multitude d’outils ont donc été développés sous forme de progiciels de gestion intégrée dans un premier temps. Mais depuis les années 2010 et la démocratisation du « cloud computing », nombreuses sont les solutions développées en SaaS, comme Copil Plus, qui offrent de nouvelles possibilités a leurs utilisateurs.

Installés sur des serveurs distants et non plus directement sur les machines et le réseau interne de l’entreprise, ces outils offrent plus de flexibilité aux professionnels. Un atout considérable à l’heure où la mobilité est une partie intégrante de nombreux corps de métiers qui constituent l’économie collaborative. Ainsi la tendance en matière de gestion de projet semble privilégier les solutions distantes, car elles sont moins contraignantes et permettent une meilleure capacité d’adaptation.

Quels sont les possibilités et les avantages apportés par ces outils ?

Pour y répondre, il est important de bien saisir les tenants et les aboutissants qui régissent la gestion de projet en entreprise. En règle générale cette mission est prise en charge par le manager de la structure, dont l’objectif et de coordonner l’ensemble des collaborateurs pour répondre aux objectifs fixés par la direction ou par les actionnaires (cliquez ici pour une liste de conseils destinés aux managers). Autrement dit, elle comprend un champ large de tâches :

  • Créer des plannings de travail pour l’ensemble des collaborateurs et effectuer un suivi régulier
  • Organiser des points régulièrement pour briefer les équipes et évaluer l’avancement des tâches en cours
  • Élaborer des équipes de travail pour des missions spécifiques et nommer un chef de projet à charge
  • Dresser des rapports d’activité, comptable, financier, etc.
  • Établir des budgets et s’assurer du respect de ceux-ci pour chaque mission
  • Rendre des comptes au travers de rapports auprès de la direction
  • Fixer des rendez-vous (clients, fournisseurs, etc.)
  • Soumettre des comptes rendus fréquemment à la direction et aux investisseurs

Consultez cet article pour en savoir plus.

Le SaaS : plus de mobilité et de flexibilité

La liste est plus longue, mais à partir de ces éléments vous êtes en mesure de visualiser le genre de tâches qui constituent le pilotage de projets. Et grâce au recours à des solutions digitales, l’ensemble de ces missions peut nettement être optimisé au profit de la productivité globale de l’entreprise.

En effet les outils SaaS permettent de décupler la rapidité de réalisation de ces tâches à tous les niveaux. Plutôt que de réaliser manuellement et séparément toutes ces missions, une seule est même interface est nécessaire pour accéder à l’ensemble des plannings, des rapports d’activité ou groupes de travail de la boîte.

Le tout depuis différents terminaux, pc, smartphone ou tablette, qui peuvent être connectés entre eux. Ainsi le pilotage de l’activité de l’entreprise peut être géré au quotidien facilement que ce soit lors de déplacement ou à distance. Un avantage considérable à l’heure où mobilité et flexibilité sont les mots d’ordre dans l’entreprise.